Quando te perguntam como você conheceu o seu par romântico ou como foi a sua última viagem, como você responde? Você é breve na história ou conta tim-tim por tim-tim? Posso adivinhar? Se você acredita que é uma história super empolgante, você conta tim-tim por tim-tim, mas se você acha que é uma história sem muita graça, você tenta responder o mais rápido possível para evitar o constrangimento. Acertei? Provavelmente, sim. Isso porque utilizamos indicadores de desempenho o tempo todo.
Em uma história, analisamos as reações das pessoas enquanto falamos, para saber se é uma história digna de se investir em detalhes ou não. E, nos negócios, isso não é diferente. Nós precisamos saber se os nossos resultados estão nos levando aonde gostaríamos ou não. Portanto, o objetivo de utilizar Indicadores de Desempenho no consultório odontológico é o mesmo, saber se estamos indo na direção em que queremos.
E, quais são os melhores indicadores para um consultório odontológico?
Faturamento
Lucratividade
Ticket Médio
Conversão de Vendas
Indicações de Pacientes
Faturamento
O principal indicador de qualquer empresa é o faturamento. Pois, na pior das hipóteses, as receitas devem ser suficientes para quitar todas as despesas, mesmo que não sobre nada. Portanto, é preciso estipular uma meta de faturamento mínimo para que isso seja possível. Mas, o ideal é que, o faturamento seja o suficiente para, além de honrar todos os custos, inclusive o pró-labore (seu salário como dentista), gerar lucratividade para o consultório.
Então, é preciso encontrar um valor mínimo, para que você consiga pagar:
Custos Fixos (Aluguel, Água, Luz, Telefone, Internet, Salários, etc.)
Custos Variáveis (Materiais, Insumos, Comissões, etc.)
Pró-Labore (Salário dos Donos)
Reserva de Emergência
Investimentos
Retirada dos Sócios
Ao encontrar o montante necessário para essas despesas, você terá encontrado o seu indicador de faturamento.
Lucratividade
Lucro é diferente de faturamento. Muitas pessoas confundem as duas coisas. O faturamento reflete o quanto foi gerado de receita no consultório. O lucro é quanto sobra, se é que sobra, depois de pagar todas as despesas.
Portanto, a fórmula é a seguinte:
Receitas - Despesas = Resultado
Se, o Resultado for positivo, o consultório teve lucro. Se, o resultado for negativo, o consultório teve prejuízo.
É extremamente importante medir os resultados de lucratividade, porque é do lucro que se faz as retiradas de dinheiro, além de, reinvestir no próprio consultório e engordar o fundo de reserva.
Ticket Médio
O Ticket Médio também é um dos principais indicadores de qualquer negócio. Pois, ele mostra o quanto de esforço uma empresa tem que fazer para obter resultados.
Por exemplo:
Você prefere faturar R$ 20.000,00 atendendo 100 pacientes de profilaxia a R$ 200,00 ou atendendo um único paciente que precisa de uma Prótese do Tipo Protocolo?
A fórmula para encontrar o Ticket Médio do seu consultório é a seguinte:
Faturamento ÷ Quantidade de Vendas = Ticket Médio.
Então, no exemplo anterior seria:
R$ 20.000,00 ÷ 100 = R$ 200,00 (Ticket Médio)
R$ 20.000,00 ÷ 1 = R$ 20.000,00 (Ticket Médio)
Quanto maior o Ticket Médio, menor o esforço para atingir os indicadores de Faturamento e Lucratividade.
Conversão de Vendas
Esse indicador é muito relevante para você identificar a sua habilidade de vender. A ideia aqui é analisar o percentual de fechamento de tratamentos, perante a quantidade de clientes atendidos. Por exemplo: De cada 100 pacientes que entram no seu consultório para fazer orçamento, quantos fecham?
Vamos imaginar que, de cada 100 que entram, 10 fecham. E você queira aumentar esse número...
Então, você precisa decidir entre aumentar o número de pessoas que entram no seu consultório (investir em divulgação) ou desenvolver habilidades de vendas (investir em formação técnica de vendas).
Indicações de Pacientes
O número de indicações também é extremamente importante para avaliar o quanto você está sendo capaz de encantar seus pacientes. É o famoso boca a boca.
Para utilizar esse indicador, você precisa identificar o percentual de pacientes atendidos no consultório, vindos através de indicações de outros pacientes.
Se esse indicador estiver baixo é um sinal de alerta. Pois é muito mais fácil fechar com alguém que foi indicado do que, o contrário.
Na prática...
O ideal é analisar os indicadores por períodos longos, como um ano completo. Pois, as variações que ocorrem mês a mês podem causar uma miopia de negócios. E, também, confrontar os resultados de um ano e compará-los aos anos anteriores, conforme na imagem a seguir.
O percentual em cima das barras representam o crescimento do mesmo mês em comparação ao ano anterior. Com essas informações, conseguimos identificar pontos de melhoria no consultório.
Por exemplo:
Janeiro de 2019 foi 67,4% melhor que Janeiro de 2018. Se tivéssemos apenas essas duas informações, não saberíamos se janeiro de 2019 que foi muito bom ou janeiro de 2018 que foi muito ruim. Mas, como temos a informação de Janeiro de 2020, conseguimos uma resposta para isso. Como o aumento de Janeiro de 2020 foi de apenas 1,4%, em relação a janeiro de 2019, então, podemos concluir que janeiro de 2018 é que foi muito ruim. Pois, vimos um padrão no mês de janeiro.
Conclusão
O objetivo de fazer esse tipo de análise é identificar padrões nas finanças do consultório, para melhorar o desempenho da sua gestão.
Certa vez, ouvi um amigo dizer que, em finanças nenhuma surpresa é legal. Pois, a surpresa negativa já é ruim por ser negativa. E a supresa positiva, é ruim porque nos mostra o quanto estamos deixando de enxergar as oportunidades de crescimento. Portanto, faça um levantamento dos números do seu consultório e mão na massa.
